INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI
Articoli 12 e ss. del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR)
Oggetto
Informativa sul trattamento dei dati personali ai sensi degli articoli 12 e ss. del Regolamento (UE) 2016/679
Premessa
Il
Regolamento (UE) 2016/679 («Regolamento generale sulla protezione dei
dati»), nel seguito GDPR) prevede la tutela delle persone fisiche con
riferimento al trattamento dei dati personali. Secondo tale normativa il
trattamento dei dati personali che si riferiscono ad un soggetto, nello
specifico da definirsi “interessato”, è improntato ai principi di
correttezza, liceità e trasparenza, nonché di tutela della riservatezza e
dei diritti dell'interessato stesso.
La presente per informarLa, in
osservanza della sopraccitata norma, che in relazione al rapporto o alla
relazione che Lei ha con la nostra struttura, di Cliente, la nostra
organizzazione è in possesso di alcuni dati a Lei relativi, che sono
stati acquisiti, anche verbalmente, direttamente o tramite terzi che
effettuano operazioni che La riguardano o che, per soddisfare ad una Sua
richiesta, acquisiscono e ci forniscono informazioni.
Ai sensi del
GDPR, essendo tali dati informazioni che si riferiscono a Lei devono
qualificarsi come “dati personali”, e debbono pertanto beneficiare della
tutela disposta da dette disposizioni. Nello specifico, secondo detta
normativa, Lei è l'interessato che beneficia dei diritti posti a tutela
dei Suoi dati personali.
Ai sensi degli artt. 12 e ss GDPR la nostra
struttura, in qualità di Titolare, procederà al trattamento dei dati
personali da Lei forniti nel rispetto della normativa, con la massima
cura, attuando procedure e processi di gestione efficaci per garantire
la tutela del trattamento dei Suoi dati personali. A tal fine lo
scrivente, utilizzando procedure materiali e di gestione a salvaguardia
dei dati raccolti, si impegna a proteggere le informazioni comunicate,
in modo tale da evitare accessi o divulgazioni non autorizzate, nonché
per mantenere accuratezza dei dati ed altresì per garantire l'uso
appropriato degli stessi.
In ossequio a tale premessa si forniscono le seguenti informazioni:
Dati personali raccolti
Lo
scrivente, in qualità di Titolare utilizza i Suoi dati personali per
operare al meglio nell'esercizio della propria attività.
Potranno esserLe richiesti, anche solo parzialmente, i seguenti dati:
- dati anagrafici, codice fiscale, partita iva, denominazione, sede legale, residenza e domicilio e dati di contatto;
- dati di contatto (in particolare numero di telefono cellulare e
indirizzo mail), per eventuali attività recupero crediti e di
comunicazione degli omessi pagamenti;
- dati relativi al rapporto contrattuale descrittivi della tipologia
del contratto, nonché informazioni relative alla sua esecuzione e
necessarie per l'adempimento del contratto stesso;
- dati di tipo contabile relativi al rapporto economico, alle somme
dovute e ai pagamenti, al loro andamento periodico, alla sintesi dello
stato contabile del rapporto;
- dati per rendere più definito il rapporto con la nostra struttura e
più efficace la nostra collaborazione ed efficienza operativa;
- dati relativi a: Suoi dipendenti e/o collaboratori, informazioni sulla professione svolta o sulla Sua azienda.
Tempi di conservazione dei Suoi dati
I
dati raccolti saranno conservati per tutta la durata del rapporto o
collaborazione con la nostra organizzazione e per 10 anni dalla data di
cessazione del rapporto ovvero, qualora il trattamento sia finalizzato
ad attività commerciali, per 5 anni dalla raccolta. Qualora in costanza
di rapporto contrattuale siano trattati dati non inerenti agli
adempimenti amministrativo contabili ad esso connessi, tali dati saranno
conservati per il tempo necessario al raggiungimento della finalità per
cui sono stati raccolti e poi cancellati. I tempi di conservazione di
tali dati Le saranno comunicati quando tali dati saranno raccolti con
informative specifiche.
Natura obbligatoria o facoltativa del conferimento dei dati e conseguenze di un eventuale rifiuto
Devono
essere obbligatoriamente conferiti allo scrivente i dati essenziali per
lo svolgimento del rapporto contrattuale, come pure i dati necessari ad
adempiere ad obblighi previsti da leggi, regolamenti, normative
comunitarie, ovvero da disposizioni di Autorità a ciò legittimate dalla
legge e da organi di vigilanza e controllo.
I dati non essenziali per
lo svolgimento del rapporto contrattuale dovranno essere qualificati e
considerati informazioni supplementari e il loro conferimento, se
richiesto, è facoltativo. L' eventuale Suo rifiuto a fornire tali dati,
tuttavia, determinerà minor efficienza della nostra struttura nello
svolgimento dei rapporti con i terzi.
Nel caso in cui fossero
essenziali “dati sensibili o il cui trattamento presenta rischi
specifici” per lo svolgimento del rapporto o per l'assolvimento di
specifici servizi nonché di obblighi di legge, il conferimento di tali
dati sarà obbligatorio e poiché il loro trattamento è consentito solo
previo consenso scritto dell'interessato (ex artt. 9 e 10 GDPR), Lei
dovrà acconsentire anche al loro trattamento.
Modalità del trattamento
Ai
sensi e per gli effetti degli artt. 12 e ss. del GDPR, desideriamo
informarLa che i dati personali da Lei comunicatici saranno registrati,
trattati e conservati presso i nostri archivi, cartacei ed elettronici,
in ottemperanza delle misure tecniche e organizzative adeguate di cui
all'art. 32 del GDPR. Il trattamento dei Suoi dati personali può
consistere in qualunque operazione o complesso di operazioni tra quelle
indicate all' art. 4, comma 1, punto 2 del GDPR.
Il trattamento dei
dati personali avverrà mediante l'utilizzo di strumenti e procedure
idonei a garantirne la sicurezza e la riservatezza e potrà essere
effettuato, direttamente e/o tramite terzi delegati, sia manualmente
mediante supporti cartacei, sia mediante l'ausilio di mezzi informatici o
strumenti elettronici. I dati, ai fini della corretta gestione del
rapporto e dell'assolvimento degli obblighi di legge, potranno essere
inseriti nella documentazione interna propria del Titolare e se
necessario anche nelle scritture e nei registri obbligatori per legge.
Attività eventualmente affidate all'esterno
Il
Titolare del trattamento, nello svolgimento della propria attività,
potrà richiede occasionalmente ad altri operatori il compimento per suo
conto di determinati servizi, quali ad esempio servizi elaborativi o
altri servizi; prestazioni necessarie all'esecuzione delle operazioni o
dei servizi richiesti; spedizioni e consegne; registrazioni contabili;
attività amministrative. Qualora l'operatore delegato dal Titolare
al compimento di determinate attività fosse una società che svolge
servizi di pagamento, esattoria e tesoreria, intermediazione bancaria e
finanziaria, potrebbe essere effettuati i seguenti servizi: lavorazioni
massive relative a pagamenti, effetti, assegni e altri titoli;
trasmissione, imbustamento, trasporto e smistamento delle comunicazioni;
archiviazione della documentazione, rilevamento dei rischi finanziari;
controllo delle frodi; recupero crediti. Agli operatori di cui sopra
verranno fornite esclusivamente informazioni necessarie alla fornitura
dei servizi commissionati e verrà loro imposto il rispetto della
riservatezza, vietando l'utilizzo dei dati forniti per uno scopo diverso
da quello concordato. Gli operatori che non fossero nostri incaricati
per il trattamento dei dati personali saranno nominati Responsabili del
trattamento dei dati personali (ai sensi dell'art. 28 GDPR) e
tratteranno i dati nei limiti strettamente necessari per fornire il
servizio commissionato ed esclusivamente per tale finalità e
garantiranno loro stessi che i loro incaricati abbiano sottoscritto un
accordo di riservatezza. Per quanto qui non indicato, tali soggetti
dovranno fornire una specifica informativa sul trattamento dei dati
personali da essi effettuato.
Trasferimento di dati personali
all'estero - I dati da Lei forniti saranno trattati solo in Italia.
Qualora in costanza di rapporto contrattuale i Suoi dati siano trattati
in uno stato non appartenente all'UE, saranno garantiti i diritti a Lei
attribuiti dalla normativa comunitaria e le verrà data tempestiva
comunicazione.
Finalità del trattamento cui sono destinati i dati personali
La
principale finalità del trattamento dei Suoi dati personali che lo
scrivente intende effettuare è quella di consentire una regolare
instaurazione e/o evoluzione, nonché una corretta amministrazione del
rapporto precisato in premessa.
In particolare le finalità del trattamento sono le seguenti:
- Amministrativo-contabili ed in particolare:
- Adempimento di obblighi fiscali o contabili;
- Gestione della clientela (amministrazione della clientela;
amministrazione di contratti, ordini, spedizioni e fatture; controllo
dell'affidabilità e solvibilità);
- Gestione del contenzioso (inadempimenti contrattuali; diffide;
transazioni; recupero crediti; arbitrati; controversie giudiziarie);
- Servizi di controllo interno (della sicurezza, della produttività, della qualità dei servizi, dell'integrità del patrimonio);
- Gestione delle attività commerciali Marketing (analisi e indagini di mercato);
- Attività promozionali;
- Rilevazione del grado di soddisfazione della clientela.
I dati personali verranno trattati per l'espletamento di obblighi di
legge, nonché per adempiere ad obblighi amministrativi, assicurativi e
fiscali previsti dalla vigente normativa ed altresì per soddisfare
finalità contabili e commerciali, o ancora per poter adempiere
regolarmente a obblighi contrattuali e di legge derivanti dal rapporto
giuridico intercorrente con l'interessato. I dati forniti, inoltre,
possono eventualmente essere utilizzati anche per contattare
l'interessato nell'ambito di ricerche di mercato riguardanti i prodotti o
i servizi o nell'ambito di offerte o campagne commerciali.
L'interessato potrà in ogni caso scegliere liberamente di non prestare
il suo consenso per tali finalità ed altresì indicare le modalità con
cui essere contattato o con cui ricevere informative commerciali.
Ambito di conoscenza dei Suoi dati
Potranno
venire a conoscenza dei Suoi dati le seguenti categorie di soggetti
nominati responsabili o incaricati del trattamento dallo scrivente:
a) Lavoratori dipendenti o collaboratori in genere addetti a:
- Uffici di protocollo e segreteria interni;
- Incaricati di rilevazioni e prestazioni di servizi e alla manutenzione e assistenza ai servizi a Lei forniti;
- Addetti alla contabilità ed alla fatturazione;
- Addetti alla commercializzazione dei servizi;
- Incaricati della rilevazione della soddisfazione di clienti; addetti alla prevenzione di frodi e truffe;
- Addetti agli uffici marketing;
- Uffici, servizi e sedi periferiche;
- Addetti esterni all'imbustamento della corrispondenza;
b) Consulenti incaricati per consulenze, assistenza o servizi alla nostra struttura;
c) Dirigenti e amministratori;
d) Componenti di Organi di controllo;
e) Nostri agenti, rappresentanti e distributori.
I dati personali possono essere conosciuti anche da soggetti convenzionati con lo scrivente, indicati nel paragrafo titolato “
Modalità del trattamento”.
Lo scrivente può delegare a tali soggetti l'esecuzione di determinati
adempimenti o lo svolgimento di particolari atti dovuti per l'esecuzione
del rapporto intercorrente con l'interessato.
Comunicazione e diffusione
I
Suoi dati potranno essere comunicati, intendendosi con tale termine il
darne conoscenza ad uno o più soggetti determinati, dallo scrivente
all'esterno della società per dare attuazione a tutti i necessari
adempimenti di legge e/o contrattuali. In particolare i Suoi dati
potranno essere comunicati a:
a) altre società del Gruppo Zucchetti, ivi comprese società controllanti, controllate e collegate;
b) Enti o Uffici Pubblici o autorità di controllo in funzione degli obblighi di legge e/o contrattuali;
c) istituti bancari e/o istituti di credito per la gestione dei pagamenti derivanti dal rapporto contrattuale.
I Suoi dati potranno essere comunicati dallo scrivente:
- a soggetti che possono accedere ai dati in forza di disposizione di
legge, di regolamento o di normativa comunitaria, nei limiti previsti da
tali norme;
- a soggetti che hanno necessità di accedere ai Suoi dati per finalità
ausiliare al rapporto che intercorre tra Lei e noi, nei limiti
strettamente necessari per svolgere i compiti ausiliari (si citano a
titolo indicativo gli istituti di credito e gli spedizionieri);
- a soggetti nostri consulenti e/o professionisti, nei limiti
necessari per svolgere il loro incarico presso la nostra o loro
organizzazione, previo nostra nomina a responsabile che imponga il
dovere di riservatezza e sicurezza.
In ogni caso i Suoi dati non verranno comunicati se non ad operatori per
l'esecuzione di atti riguardanti l'adempimento dei rapporti che
dovessero intervenire con gli Interessati ai quali si riferiscono i dati
stessi.
Diffusione - Lo scrivente non diffonderà
indiscriminatamente i Suoi dati, o in altre parole, non ne darà
conoscenza a soggetti indeterminati, anche mediante messa a disposizione
o consultazione.
Fiducia e riservatezza - Lo scrivente
considera preziosa la fiducia dimostrata dagli interessati che avranno
acconsentito al trattamento dei loro dati personali e per ciò si impegna
a non vendere, noleggiare o affittare le informazioni personali ad
altri.
Eventuali attività di recupero crediti e/o comunicazione di omessi pagamenti
A
seguito di sottoscrizione del contratto per l'erogazione dei servizi,
la nostra struttura potrà utilizzare i dati di contatto da Lei forniti
(in particolare numero di telefono cellulare e indirizzo mail) per
intraprendere eventuali attività di sollecito con riferimento al
recupero crediti e ad omessi pagamenti. Tali comunicazioni potranno
essere pertanto effettuate, oltre che via e mail e posta certificata,
anche tramite telefonata, Sms e WhatsApp.
I dati di contatto
raccolti ai fini del presente paragrafo saranno conservati per tutta la
durata del rapporto o collaborazione con la nostra organizzazione e
comunque fino al saldo di tutti i pagamenti dovuti in base alla
sopracitata sottoscrizione del contratto.
Diritti di cui agli articoli 15 e ss. GDPR
Ai
sensi dell'art. 15 GDPR Lei ha diritto di ottenere la conferma
dell'esistenza o meno di un trattamento di dati personali che La
riguardano, anche se non ancora registrati. L'esercizio dei diritti è
subordinato all'accertamento dell'identità dell'interessato, mediante
consegna del documento di identità, che non verrà conservato dalla
scrivente, ma solo consultato al fine della verifica della legittimità
della richiesta.
Lei ha il diritto di accedere ai dati personali e alle seguenti informazioni:
a) le finalità del trattamento;
b) le categorie di dati personali oggetto di trattamento;
c)
i destinatari o le categorie di destinatari a cui i dati
personali sono stati o saranno comunicati, in particolare se destinatari
di paesi terzi o organizzazioni internazionali;
d)
quando possibile, il periodo di conservazione dei dati personali
previsto oppure, se non è possibile, i criteri utilizzati per
determinare tale periodo;
e) qualora i dati non
siano raccolti presso l'interessato, tutte le informazioni disponibili
sulla loro origine;
f) l'esistenza di un processo
decisionale automatizzato, compresa la profilazione di cui all'articolo
22, paragrafi 1 e 4, e, almeno in tali casi, informazioni significative
sulla logica utilizzata, nonché l'importanza e le conseguenze previste
di tale trattamento per l'interessato
Qualora i dati siano
trasferiti ad un paese terzo o ad una organizzazione internazionale Lei
ha diritto di essere informato sull'esistenza di garanzie adeguate ai
sensi dell'art. 46 del GDPR.
Lei ha diritto di chiedere al titolare
del trattamento la rettifica o la cancellazione, anche parziale, dei
dati personali o la limitazione del trattamento dei dati personali che
la riguardano o di opporsi, in tutto o in parte, al loro trattamento.
Ai
sensi dell'art. 2-undicies del D.Lgs. 196/2003 l'esercizio dei Suoi
diritti può essere ritardato, limitato o escluso, con comunicazione
motivata e resa senza ritardo, a meno che la comunicazione possa
compromettere la finalità della limitazione, per il tempo e nei limiti
in cui ciò costituisca una misura necessaria e proporzionata, tenuto
conto dei diritti fondamentali e dei legittimi interessi
dell'interessato, al fine di salvaguardare gli interessi di cui al comma
1, lettere a) (interessi tutelati in materia di riciclaggio), , e)
(allo svolgimento delle investigazioni difensive o all'esercizio di un
diritto in sede giudiziaria)ed f) (alla riservatezza dell'identità del
dipendente che segnala illeciti di cui sia venuto a conoscenza in
ragione del proprio ufficio). In tali casi, i Suoi diritti possono
essere esercitati anche tramite il Garante con le modalità di cui
all'articolo 160 dello stesso Decreto. In tale ipotesi, il Garante La
informerà di aver eseguito tutte le verifiche necessarie o di aver
svolto un riesame nonché della Sua facoltà di proporre ricorso
giurisdizionale.
Per esercitare tali diritti potrà rivolgersi alla nostra Struttura “
Titolare del trattamento dei dati personali” all'indirizzo
ufficio.privacy@zucchetti.it
oppure chiamando il numero 0371/594.3191 o inviando una missiva a
Ufficio Privacy Zucchetti, via Dante n. 17 – 26900 Lodi. Il Titolare Le
risponderà entro 30 giorni dalla ricezione della Sua richiesta formale.
Le
ricordiamo che in caso di violazione dei suoi dati personali potrà
proporre un reclamo all'autorità competente: “Garante per la protezione
dei dati personali”.
Identificativi del Titolare e,
se designati, del Rappresentante nel territorio dello Stato e del
Responsabile della protezione dei dati.
Titolare del trattamento
Titolare
del trattamento è lo scrivente: ZUCCHETTI SPA, con sede legale in via
Solferino n.1 – 26900 Lodi; Tel: 0371/594.1; fax: 0371/594.2195; pec:
zucchettispa@gruppozucchetti.it; email:
ufficio.privacy@zucchetti.it .
Responsabile della protezione dei dati
Il Responsabile della protezione dei dati è Mario Brocca i cui recapiti sono 0371/5943191 -
dpogruppozucchetti@gruppozucchetti.it - indirizzo mail:
dpo@zucchetti.it.
Responsabili del trattamento
Ricoprono il ruolo di Responsabili del trattamento le aziende esterne con cui è stato instaurato un rapporto contrattuale e che per adempiere a tali accordi hanno necessità di ricevere i vostri dati personali
Per conoscere i Responsabili del trattamento qualora gli stessi fossero nominati e per conoscere le persone che saranno nominate in futuro per detta funzione, ogni interessato potrà inviare lettera di richiesta al Titolare del trattamento dei dati personali, all'indirizzo sopra riportato
Si intende precisare che i Responsabili sopra indicati non si occupano di evadere le richieste di esercizio dei diritti degli interessati di cui agli artt. 15 e ss. del GDPR. Tale attività è svolta esclusivamente dallo scrivente in qualità di Titolare del trattamento.
Rappresentante stabilito nel territorio dello Stato
Si informa che, la nostra organizzazione ai sensi dell'art. 4 comma 1 punto 17 GDPR non ricorrendo alcuna circostanza prevista dal predetto Regolamento, che richieda tale nomina non ha nominato alcun Rappresentante stabilito nel territorio dello Stato ai fini dell'applicazione della disciplina sul trattamento dei dati personali.
I trattamenti senza la necessità del consenso dell'interessato
Si precisa che lo scrivente, pur in carenza di un Suo consenso, avrà titolo per trattare i Suoi dati personali qualora questo si renda necessario per:
- adempiere ad un obbligo previsto dalla legge, da un regolamento o dalla normativa comunitaria;
- eseguire obblighi derivanti da un contratto del quale Lei è parte o per adempiere, prima della conclusione del contratto, a specifiche Sue richieste.
Il Suo espresso consenso, inoltre, non è richiesto quando il trattamento:
a) riguardi dati provenienti da pubblici registri, elenchi, atti o documenti conoscibili da chiunque, fermi restando i limiti e le modalità che le leggi, i regolamenti o la normativa comunitaria stabiliscono per la conoscibilità e pubblicità dei dati ovvero dati relativi allo svolgimento di attività economiche, trattati nel rispetto della vigente normativa in materia di segreto aziendale e industriale;
b) sia necessario per la salvaguardia della vita o dell'incolumità fisica di un terzo (in tal caso, il titolare è tenuto a portare a conoscenza del trattamento dei dati personali il soggetto interessato mediante l'informativa anche successivamente al trattamento stesso, ma senza ritardo. In detta ipotesi, pertanto, il consenso è espresso a seguito della presentazione della informativa);
c) con esclusione della diffusione, si renda necessario ai fini dello svolgimento delle investigazioni difensive di cui alla legge 7 dicembre 2000, n. 397, o, comunque, per far valere o difendere un diritto in sede giudiziaria, sempre che i dati siano trattati esclusivamente per tali finalità e per il periodo strettamente necessario al loro perseguimento, nel rispetto della vigente normativa in materia di segreto aziendale e industriale;
d) con esclusione della diffusione, risulti necessario, nei casi individuati dal Garante sulla base dei principi sanciti dalla legge, per perseguire un legittimo interesse del titolare o di un terzo destinatario dei dati, anche in riferimento all'attività di gruppi bancari e di società controllate o collegate, qualora non prevalgano i diritti e le libertà fondamentali, la dignità o un legittimo interesse dell'interessato.
Il TITOLARE
del trattamento dei dati personali
Zucchetti spa